Wat de coronacrisis ons leert over veranderen met Viral Change™

We passen Viral Change toe om veranderingen tot stand te brengen: Een verandering die als een virus door de organisatie raast en iedereen besmet. Ik zou er een poosje geleden een crash course over geven. Maar die is inmiddels al een paar keer verplaatst. Vanwege het Coronavirus. Een echt virus voorkomt dat ik mensen ga leren om hun organisatie viraal te veranderen. Ik was een beetje uit het lood geslagen. Inmiddels pak ik de draad weer op.

Ik realiseer me dat we met de breed gedeelde kennis over Corona ook viraal veranderen in organisaties een boost kunnen geven. Omdat veel van wat we nu leren tijdens de Coronacrisis precies zo werkt bij organisatieveranderingen. Met een belangrijk verschil: het Coronavirus willen we killen, en het verandervirus willen we juist zo snel mogelijk verspreiden. Dat betekent dat we wat omdenken te doen hebben om veranderkundige lessen te trekken uit de Coronacrisis. Maar dat is helemaal niet zo moeilijk. In deze blog leg ik het uit.

Viral Change™, wat is dat ook alweer?

Even opfrissen. Viral Change™ is beschreven door Leandro Herrero in zijn briljante boek Viral Change; the alternative to slow, painful and unsuccessful management of change in organisations‘, dat ik in een eerdere blog samenvatteIn een notendop: wil je bijvoorbeeld een organisatie waarin meer verantwoordelijkheid wordt genomen?

  1. Definieer dan allereerst welk zichtbaar gedrag daarbij hoort. Gedrag dat wanneer het wordt vertoond, toegepast en gestimuleerd een aantal gewoonten creëert die je zou kunnen beschrijven als een verantwoordelijke cultuur. Zorg dat het gewenste gedrag zo concreet is beschreven, dat er geen misverstand over kan bestaan over hoe het eruit ziet. Je moet het als het ware ‘voor kunnen doen’.
  2. Verspreid dat gedrag vervolgens als een virus door de organisatie. Via mensen met veel sociale contacten en rolmodellen, die er via voorbeeldgedrag voor zorgen dat het gewenste gedrag zichtbaar is voor anderen en door hen wordt overgenomen.
  3. Het management is dienstbaar en vooral op de achtergrond. Het steunt de virale groep, en bestendigt en versterkt het gewenste gedrag.

Virussen? Huhh?

Herrero is weliswaar geen bioloog, maar hij is wel schatplichtig aan de biologische kennis over hoe virussen zich verspreiden. Tot voor kort moest ik als ik het had over Viral Change™ nog wel eens uitleggen hoe dat gaat, de verspreiding van een virus. Dat het aantal met een virus besmette mensen steeds verdubbelt in een bepaalde periode. Exponentiële groei, noemen we dat.

Dat betekent dat als je na drie dagen 10 slachtoffers hebt, dat er na zes dagen 20 zijn. Na negen dagen 40, na twaalf dagen 80, en na vijftien dagen 160. En ga zo maar door. Dat is exponentiële groei. En als je dat fenomeen niet kent, dan maak je je de eerste dagen nauwelijks zorgen. Noem je het een gewoon griepje. Zoals dat bij Corona gebeurde. Grote paniek om niks, dachten velen. Pas toen ook de grotere aantallen bleven verdubbelen had iedereen in de gaten wat er aan de hand was.

Bijna in ieder land kwamen de maatregelen aan de late kant. Vervolgens begrepen weinigen het optimisme van RIVM, dat zei dat de maatregelen werkten. Maar het aantal slachtoffers nam ondertussen gewoon toe! Dat optimisme bij Jaap van Dissel werd gevoed door de waarneming dat het aantal slachtoffers niet meer per drie dagen verdubbelde, maar veel langzamer toenam. Omdat de genomen maatregelen effect hadden. Maatregelen die we helaas waarschijnlijk nog lang moeten volhouden. Want een virus dat eenmaal lekker verspreid is, valt niet eenvoudig te stoppen.

“Een virus dat eenmaal lekker verspreid is, valt niet eenvoudig te stoppen.”

Afremmen, dat lukt nog wel, dat zien we nu gebeuren met Corona. Maar helemaal te stoppen is een virus niet snel. Er zijn rekenmodellen die aangeven dat we onze intelligente lockdown nog 1-2 jaar (!) vol moeten houden, met af en toe korte perioden (van slechts een paar weken) waarin de maatregelen tijdelijk kunnen worden opgeheven of verzacht. Zodra je dat doet, wordt de groei weer gewoon exponentieel en neemt het aantal slachtoffers weer snel toe. Dus die intermezzo’s gedurende de lockdown kunnen niet te lang duren, anders lopen de IC’s weer vol. Dat vergt een ragfijn en waarschijnlijk langdurig spel, onder regie van het RIVM.

Dat mechanisme van hoe een virus zich verspreidt hoef ik bij mijn crash course verandermanagement niet meer uit te leggen, dat is ondertussen wel bekend. De kranten staan er dagelijks vol mee. Ik krijg de indruk dat veel Nederlanders zich qua kennis ondertussen minstens gelijkwaardig wanen aan Jaap van Dissel.

Van Corona naar veranderopgaven in organisaties

Wat leren we nu van de Coronacrisis voor veranderkundige vraagstukken? Vraagstukken waarin we een verandering als een virus door de organisatie willen laten gaan, precies zoals Leandro Herrero dat beschrijft?

We zien momenteel welke maatregelen werken om de verspreiding van Corona af te remmen, en het virus op de langere termijn hopelijk te killen. Grofweg moeten we in organisaties dan het omgekeerde doen van wat we nu doen bij Corona. Immers, het organisatieverandervirus willen we – anders dan Corona – juist zo snel mogelijk verspreiden.

Wat betekent dat?

  • Allereerst gaan we een klein clubje mensen in onze organisatie besmetten met het verandervirus dat we willen verspreiden (en dat gaat om een bepaalde set aan gedragingen; gedragingen die bij de gewenste toekomst horen, zie de eerste paragraaf van deze blog). Hoeveel mensen moeten we besmetten? Heel erg weinig, een paar kan al voldoende zijn. Mits het mensen zijn die veel connecties hebben, die voor anderen een voorbeeld zijn, etc. Denk: de barman in Ischgl (Oostenrijk). Want vanuit een kleine kern kan het erg hard gaan!
  • Mensen die besmet zijn brengen we vervolgens met zo veel mogelijk anderen in contact. We geven ze de ruimte anderen te ontmoeten, zorgen voor geplande bijeenkomsten, maar bieden ook ruimte voor ongeplande en spontane ontmoetingen. We zorgen voor veel ruimte voor interactie. Niet iedereen in de luistermodus en een MT dat praat. Nee, verhitte discussies waarbij het speeksel rijkelijk vloeit! Rode koppen is een goed teken. Het gespreksonderwerp? De veranderopgave.
  • Alle grenzen (tussen afdelingen, sectoren) maken we open, zodat er geen barrières zijn die verspreiding van het virus belemmeren.
  • En verder laten we ons inspireren door alles wat het RIVM nog gaat voorstellen of afdwingen, en bekijken we of het omgekeerde daarvan ons kan helpen.
Groep werknemers met mondkapje tijdens de coronacrisis

Wat doet het management dan eigenlijk?

Natuurlijk in eerste instantie vaststellen welke verandering nodig is (en dan wel samen met anderen hè?), welk gedrag daarbij hoort, en dit gedragsvirus introduceren bij die kleine groep in de organisatie. Daarna gaat het vooral om dingen die de regering en RIVM nu ook doen:

  • Eenduidige en glasheldere communicatie, om te beginnen natuurlijk over de aanleiding en het doel van de verandering.
  • Tijdens het verandertraject monitoren hoe het staat met de verspreiding van het virus. Laten zien hoeveel mensen er al zijn besmet. En hoe dat toeneemt met de tijd. Succes zichtbaar maken en vieren. Laten zien dat je het belangrijk vindt. Wat er op het spel staat. Denk aan al die grafieken en kaartjes over Corona die we momenteel verslinden.
  • Het goede voorbeeld geven t.a.v. het gewenste gedrag, hoe lastig dat in het begin ook is. Het zijn immers vaak routines waar we vanaf moeten (“We geven elkaar geen hand meer” zei Rutte, en stak vervolgens zijn hand uit naar Jaap van Dissel van het RIVM. Zo lastig is dat dus).
  • Mensen complimenteren die het gewenste gedrag vertonen, en mensen op allerlei manieren proberen te verleiden dat gedrag te vertonen.
  • Maatregelen nemen om oud ongewenst gedrag onmogelijk te maken (vergelijk wegen en parkeerplaatsen afsluiten) of onaantrekkelijk te maken (vergelijk beboeten).

Maar je allerbelangrijkste taak als leidinggevende is het ondersteunen van de virale besmetters. Je hebt daarbij een dienende rol. Je bespreekt met elkaar de voortgang tijdens de virale besmetting. Lost problemen op, die er ongetwijfeld komen. Zorgt dat ervaringen worden gedeeld. Denk aan intervisie-achtige sessies. Je zorgt ervoor dat nieuw gedrag als het ware kan ‘uitharden’ en dat het oude geleidelijk uitdooft. Je zorgt ervoor dat – anders dan bij Corona – dit virus beklijft! Dat vergt veel werk achter de schermen. Dienstbaar zijn aan de groep virale besmetters. Niks voor managers met dikke ego’s. Maar ja, daarvoor zag ik toch al niet zo veel toekomst. Die lezen mijn blogs allang niet meer.

En nu?

Ik denk dat iedereen voorlopig nog heel druk is met het wennen aan de nieuwe situatie, zowel privé als qua werk. Maar op termijn zal er ook weer ruimte zijn voor organisatorische veranderopgaven. Sterker nog, ik denk dat geen organisatie er over een jaar nog net zo uitziet als vóór Corona. Er gaan echt zaken voor altijd veranderen. En dan helpt de Viral Change™ aanpak om dat voor elkaar te krijgen.

Juist omdat de kracht van een virus de afgelopen tijd zo duidelijk naar voren is gekomen, verwacht ik dat Viral Change™ de wind wel eens stevig in de zeilen kan krijgen. Over een tijdje is Viral Change™ misschien wel net zo bekend als Zoom en Teams dat sinds een paar weken zijn. Ik kan je in ieder geval aanraden het boek van Herrero alvast eens te lezen.

Ik hoop ondertussen dat mijn verschoven crashcourses verandermanagement de komende maanden doorgang kunnen vinden. Dat ze net in zo’n time slot vallen waarin we elkaar weer even mogen ontmoeten. En dat ik vlak daarvoor dan nog even snel naar de kapper kan. Want ik probeer me weliswaar te ontwikkelen tot Zoom Ninja, er gaat voor dit soort trainingen toch niks boven echte ouderwetse offline bijeenkomsten. Vind ik tenminste.

Volg Elke Dag Beter op LinkedIn of Instagram om op de hoogte te blijven van de nieuwste blogposts of meld je aan voor de inspiratiemails.

Over de auteur

Willem Koerselman

Verandervraagstukken. Dat is mijn specialisme. Ik richt me op visieontwikkeling en het realiseren van een visie of veranderplan. Ik geef handen en voeten aan plannen. Zodat er ook echt wat gebeurt.

Deel deze blog: